ไฟล์ PDF คืออะไร ? มาทำความรู้จักกับไฟล์ยอดนิยมกัน

ไฟล์ PDF เป็นอีกหนึ่งไฟล์ที่เราเห็นกันบ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นคนที่เล่นคอมพิวเตอร์ หรือใช้งานสมาร์ทโฟน เนื่องจากไฟล์ PDF ไม่ใช่แค่คนทำงานออฟฟิศเท่านั้นที่จะได้ใช้งาน แต่ไฟล์ PDF มีอยู่ในทุกที่บนเว็บไซต์หรือการใช้งานโปรแกรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์คู่มือการใช้งานสินค้า การทำไฟล์ PDF ส่งโรงพิมพ์ ไฟล์ประกาศ หรือกฎเกณฑ์ตามเว็บไซต์ต่าง ๆ ซึ่งในบทความนี้เราก็จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับไฟล์ยอดนิยมนี้ให้มากขึ้นกันค่ะ

ทำความรู้จักกับไฟล์ PDF

ไฟล์ PDF คืออะไร ?

ที่มา: en.wikipedia.org

คำว่า PDF ย่อมาจาก The Portable Document Format แปลความหมายตรงตัวว่าฟอร์แมตเอกสารพกพาได้ ส่วนหนึ่งมาจากขนาดไฟล์ที่เล็กจนส่งต่อได้ง่าย ๆ เพราะ ไฟล์ PDF เกิดจากการรวมตัวของไฟล์หลายประเภท และได้ถูกบีบอัดจนเป็นไฟล์ ๆ เดียวที่มีขนาดเล็กนั่นเอง

โดยไฟล์ PDF ถือกำเนิดขึ้นครั้งแรกในปี ค.ศ. 1990 (พ.ศ. 2533) โดย อะโดบีซิสเต็มส์ (Adobe System) เปิดตัวครั้งแรกในการประชุม Windows and OS/2 Conference เมื่อเดือนมกราคม ค.ศ. 1993 (พ.ศ. 2536) และเปิดตัวอย่างเป็นทางการในวันที่ 1 กรกฎาคม ค.ศ. 2008 (พ.ศ. 2551) ในรูปแบบของไฟล์เอกสาร (Document File Format) โดยไฟล์ PDF ถูกเผยแพร่ผ่านมาตรฐานลิขสิทธิ์ ISO 32000-1 ซึ่งเป็น Royalty-Free คือ สิทธิบัตรนั้น ๆ ทุกคนสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ใด ๆ กับทาง Adobe เลย

การใช้งานในช่วงแรก ๆ ไฟล์เอกสาร PDF จะต้องใช้งานบน โปรแกรม Adobe Acrobat เท่านั้น และยังไม่รองรับกับการใช้งานในบางประเภท เช่น การคลิกลิงก์เชื่อมต่อออกไปยังเว็บไซต์ภายนอก แต่ก็ได้รับความนิยมในการใช้งานบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป และยังเป็นคู่แข่งกับไฟล์ฟอร์แมตอื่น ๆ ในยุคนั้น อย่างเช่น DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper, Farallon Replica หรือแม้แต่ PostScript ของทาง อะโดบี (Adobe) เองอีกด้วยเช่นกัน

ไฟล์ PDF เกิดขึ้นได้อย่างไร ?

ที่มา: pctechmag.com

ไฟล์ PDF ไฟล์ PDF เกิดจากการแปลงไฟล์สกุลต่าง ๆ ที่หลากหลาย เช่น โปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Excel หรือแม้แต่เว็บแอปพลิเคชันอย่าง Google Docs, Google Sheets หรือบางคนใช้วิธีการแปลงไฟล์ผ่านเว็บไซต์ และโปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งในไฟล์ PDF ประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

• โครงสร้างของไฟล์ PDF และกราฟิกในไฟล์เกิดจากการเขียน Description ผ่าน PostScript
• ฟอนต์ในไฟล์ PDF จะเป็นการฝังลงในไฟล์โดยตรง จึงทำให้ไม่สามารถแก้ไขข้อความใด ๆ ได้
• ระบบจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในไฟล์ PDF เป็นการรวมทั้งโครงสร้าง และไฟล์ต่าง ๆ ที่นำมาประกอบให้เป็นหนึ่งเดียว โดยจะมีการบีบอัดข้อมูลตามความเหมาะสม

ส่วนประกอบของไฟล์ PDF

• ข้อความที่ถูกจัดเก็บเป็นการสตรีมเนื้อหา โดยไม่ใช่ข้อความเปล่า ๆ (Plain Text) ทั่วไป
• กราฟิกลายเส้น และรูปภาพแบบเวคเตอร์ (Vector Graphic)
• ภาพถ่าย และภาพประเภทอื่น ๆ (Photo)
• ลิงก์เว็บไซต์ (Website Link)
• ไฟล์ประเภทอื่น ๆ ที่สามารถฝังในไฟล์ PDF ได้
• ไฟล์ประเภทอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อผ่านปลั๊กอิน (Plug-In) ของโปรแกรม Adobe Acrobat เช่น JavaScript

ประโยชน์ของไฟล์ PDF

ที่มา: sodapdf.com

ไฟล์เอกสาร PDF เหมาะกับงานที่ต้องการความถูกต้อง ไม่ตกหล่น ตัวอักษรไม่ขยับเมื่อต้องเปิดผ่านคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ซึ่งปัญหานี้จะพบได้บ่อยบนไฟล์ .docx แต่ถ้าเซฟบันทึกไฟล์เป็นตระกูล PDF ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป และด้วยคุณสมบัติข้อนี้ข้อไฟล์ PDF จึงเป็นไฟล์ยอดนิยมสำหรับลูกค้าที่ต้องการสื่อสิ่งพิมพ์ชนิดต่าง ๆ เนื่องจากเป็นไฟล์กราฟิกที่ถูกสร้างเพื่อเปิดได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง มีข้อผิดพลาดน้อย ฟอนต์ และรูปภาพไม่ขยับเขยื้อนตามการแสดงผลของคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง

นอกจากนี้ไฟล์เอกสาร PDF ยังมีขนาดไม่ใหญ่มาก จึงสะดวกต่อการส่งต่อผ่านอีเมลที่จำกัดขนาดไฟล์แนบ ตัวอย่างเช่น ไฟล์คู่มือการใช้งานเครื่องใช้ไฟฟ้า 21 หน้ากระดาษ มีรูปภาพประกอ บและตาราง มีขนาดเพียง 2.24 MB. เท่านั้น, ไฟล์รายงานประจำปี 68 หน้า ที่มีทั้งข้อความ รูปภาพ อินโฟกราฟิก มีขนาดเพียง 82.7 MB. เรียกได้ว่าไม่มีปัญหาในการแชร์ไฟล์ อัปโหลด ดาวน์โหลดนานไปได้เลย

ไฟล์เอกสาร PDF เป็นไฟล์ที่แก้ไขไม่ได้ จึงปลอดภัยต่อการดัดแปลงในระดับหนึ่ง แต่ถ้าอีกฝ่ายมีโปรแกรมแก้ไขไฟล์ PDF ก็สามารถเพิ่มข้อความ ลายน้ำ ลายเซ็นหรือไฟล์ภาพ เข้าไปในไฟล์ได้ด้วยเช่นกัน ในขณะที่การแก้ไขข้อความ หรือการจัดหน้าเอกสารใหม่ มักจะเป็นโปรแกรมแก้ไข PDF ที่ต้องจ่ายเงินซื้อ ถ้าใครที่ต้องทำงานแก้ไฟล์เอกสาร PDF หรือต้องเซ็น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) บนไฟล์ PDF บ่อย ๆ ก็ต้องลงทุนกับโปรแกรมเหล่านี้ไว้

โปรแกรมเปิดอ่านไฟล์ PDF

Adobe Acrobat Reader DC

ที่มา: apps.microsoft.com

โปรแกรม Adobe Acrobat Reader DC เป็นโปรแกรมยอดนิยมสำหรับการอ่านไฟล์ PDF ซึ่งโปรแกรมเวอร์ชันฟรีทำได้ทั้งเปิดไฟล์ PDF ทุกเวอร์ชัน, เปิดไฟล์ E-Book, สั่งพรินต์เอกสารได้, ใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ และมือถือ อีกทั้งยังสามารถคัดลอกข้อความไปวางไว้โปรแกรมอื่นได้ หรือหมุนเปลี่ยนมุมมอง ย่อ-ขยาย ค้นหาด้วยข้อความก็ทำได้เช่นกัน แต่ถ้าต้องการจะแก้ไขไฟล์ใหม่หรือใช้งานฟีเจอร์อื่น ๆ จะต้องซื้อเวอร์ชันเต็ม

Foxit Reader

ที่มา: foxit.com

โปรแกรม Foxit Reader เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ที่น่าสนใจ โดยจะเน้นการอ่านไฟล์ PDF เป็นหลัก หากต้องการโปรแกรมที่แก้ไขไฟล์ PDF ได้ด้วย จะเป็นโปรแกรม Foxit PDF Editor สำหรับผู้ใช้ทั่วไป และ Foxit PDF Editor Pro 11 สำหรับใช้งานด้านธุรกิจ ซึ่งข้อดีของโปรแกรม Foxit Reader คือ เปิดไฟล์รวดเร็ว ทำหน้าที่แปลงไฟล์ได้ หรือจะจดโน้ต เซ็นลายเซ็น เน้นข้อความสำคัญบนไฟล์ก็ทำได้ และที่สำคัญใช้งานได้บนระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย

Sumatra PDF

ที่มา: commons.wikimedia.org

โปรแกรม Sumatra PDF เป็นโปรแกรมโอเพ่นซอร์ส (Open-Source) สามารถนำโค้ดของโปรแกรมไปพัฒนาต่อได้ ส่วนในการใช้งาน โปรแกรมนี้รองรับสกุลไฟล์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์ PDF, ไฟล์ eBook, ไฟล์รูปภาพ WebP เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ เช่น สามารถซูมอ่านข้อความในไฟล์ PDF ได้, ค้นหาคำ และข้อความได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถบันทึกไฟล์โปรแกรมลงในแฟลชไดรฟ์ เพื่อนำไปติดตั้ง และใช้งานบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้อีกด้วย

สรุป

PDF เป็นไฟล์เอกสาร ที่มีประโยชน์อย่างมากในหลาย ๆ การใช้งาน โดยเราสามารถแปลงไฟล์ PDF ได้หลาย ๆ ทาง เช่น ผ่านทาง Microsoft Word, Photoshop ซึ่งไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนแปลงก็จะคงรูปแบบของเอกสารไว้ เช่นข้อความ รูป ฟอนต์ และยังนำไฟล์ PDF ไปเปิดบน Browser หรือ Acrobat ได้อีกด้วย

สำหรับใครที่สนใจอยากพิมพ์เกี่ยวกับสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ รวมไปถึงการออกแบบต่าง ๆ สามารถติดต่อ โรงพิมพ์ Ricco ของเราได้ เรายินดีให้บริการออกแบบและผลิตสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นคูปอง ใบปลิว นามบัตร การ์ด เมนูอาหาร หนังสือ ปฏิทิน กล่องบรรจุภัณฑ์ ฯลฯ ทุกแบบ ทุกประเภท โดยไม่มีจำนวนจำกัด เรามีทีมกราฟิกที่จะช่วยออกแบบได้ตามที่คุณต้องการ และเรายังมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานพิมพ์หนังสือ พร้อมด้วยเทคโนโลยีการพิมพ์ที่ทันสมัย รับประกันงานพิมพ์คุณภาพและการบริการที่รวดเร็ว

เกี่ยวกับ Ricco

บริษัท ริคโค จำกัด เริ่มดำเนินธุรกิจเมื่อปี พ.ศ. 2539 เราให้บริการออกแบบ และผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ทุกชนิด ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบ Offset และ Digital ที่ทันสมัยที่สุด สามารถรองรับงานพิมพ์ได้หลากหลายประเภท เรามีความเป็นมืออาชีพและครบวงจรทางด้านสื่อสิ่งพิมพ์ (One Stop Service) ด้วยประสบการณ์มากกว่า 24 ปี ทำให้เราสร้างสรรค์งานพิมพ์คุณภาพอยู่เสมอ
ทั้งนี้เรายังมีบริการป้อนข้อมูลหรือบริการคีย์ข้อมูลใบสมัคร แบบฟอร์มต่างๆ บริการจัดการ ปรับปรุง แก้ไข ตรวจสอบฐานข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ยังคงเป็นข้อมูลที่สมบูรณ์ บริการตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไข การตลาดทางตรงในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ สามารถเจาะจงลูกค้าเฉพาะกลุ่ม ซึ่งเราจะสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า เพื่อให้เป็นโรงพิมพ์ที่ลูกค้าไว้วางใจ