การประชุม และการอบรม สิ่งสำคัญ และขาดไปไม่ได้ คือ เอกสารการประชุม และการอบรมที่ทำให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และบรรลุวัตถุประสงค์ ทั้งยังอำนวยประโยชน์ให้กับทั้งผู้จัดการประชุม ผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้เกี่ยวข้อง โดยอาจจะจัดทำเป็นเล่มหรือเป็นแผ่นพับก็ได้ ซึ่งในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปดูว่าความสำคัญของเอกสารการประชุม และการอบรม คืออะไร ถ้าอยากรู้แล้ว ก็ไปดูพร้อมกันเลยค่ะ
ความสำคัญของเอกสารการประชุม และการอบรม
เอกสารการประชุม ควรจัดเตรียมให้เหมาะกับรูปแบบของการประชุม ซึ่งเอกสารการประชุมแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ เอกสารการประชุมในหน่วยงาน และเอกสารการประชุมทางวิชาการ ในหน่วยนี้จะเน้นเฉพาะเอกสารการประชุมในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับวงการธุรกิจ ซึ่งโดยทั่วไปมี 5 ประเภท ดังนี้
- หนังสือเชิญประชุม เป็นเอกสารที่ส่งถึงผู้ที่จะเข้าประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ทราบว่าจะมีการประชุม พร้อมทั้งแจ้งกำหนดวัน เวลา และสถานที่ของการประชุมนั้น ๆ
- ระเบียบวาระการประชุม คือ เรื่องต่าง ๆ ที่จัดเรียงตามลำดับ เพื่อนำเสนอที่ประชุมทราบหรือพิจารณา
- รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของกรรมการผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
- เอกสารประกอบการประชุม คือ เอกสารที่เสนอต่อที่ประชุมเพื่อให้ที่ประชุมทราบหรือพิจารณา อาจอยู่ในรูปของข้อความ บทความ รายงาน หรืออื่น ๆ
- เอกสารแจ้งมติการประชุม เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นหลังการประชุมเพื่อแจ้ง และยืนยันมติของที่ประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ดำเนินการ หรือถือปฏิบัติต่อไป
ความสำคัญของหนังสือเชิญประชุม และระเบียบวาระการประชุม
- ทำให้ผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสได้เตรียมการรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นต่าง ๆ เพื่อนำมาอภิปรายในการประชุม
- ทำให้สามารถจัดตารางเวลาในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ได้สะดวก เนื่องจากทราบกำหนดการประชุมแน่นอน
- ทำให้ทราบขอบเขตของการประชุมอย่างชัดเจนว่าจะพิจารณาเรื่องใดบ้าง
- ทำให้การประชุมดำเนินไปตามลำดับวาระ เว้นแต่ที่ประชุมจะให้เปลี่ยนแปลง
- ประธานสามารถเสนอปัญหา และเป้าหมายที่ต้องการได้ชัดเจน
- สะดวกในการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทนหรือผู้เข้าร่วมประชุม
ความสำคัญของเอกสารประกอบการประชุม
- ให้ข้อมูลแก่ที่ประชุมเพื่อทราบหรือเพื่อประกอบการพิจารณา เอกสารดังกล่าวควรมีความสมบูรณ์ ถูกต้อง ชัดเจน และทันสมัย
- เป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร ป้องกันมิให้เกิดข้อโต้แย้งในภายหลัง
- เป็นประโยชน์ต่อผู้เสนอที่จะไม่ต้องเสียเวลาแจกแจงรายละเอียดของเรื่อง
สรุป
เอกสารการประชุม และเอกสารการอบรม เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การประชุม และการอบรมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และยังอำนวยประโยชน์ให้กับทุก ๆ ฝ่ายที่เข้าร่วมประชุม และเข้าร่วมอบรม แต่ทั้งนี้เอกสารก็ควรมีเนื้อหาที่พอเหมาะ ถูกต้อง ชัดเจน และทันสมัย เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจในเรื่องที่ประชุม และอบรมได้ง่ายยิ่งขึ้น
สำหรับท่านใดที่ต้องการทำเอกสารการประชุม และเอกสารการอบรม สามารถติดต่อ โรงพิมพ์ Ricco ของเราได้ เรายินดีให้บริการออกแบบและผลิตเอกสารการประชุม และเอกสารการอบรม ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเล่ม รูปแบบแผ่นพับ และอื่น ๆ ทุกแบบ ทุกประเภท โดยไม่มีจำนวนจำกัด เรามีทีมกราฟิกที่จะช่วยออกแบบได้ตามที่คุณต้องการ และเรายังมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานพิมพ์หนังสือ พร้อมด้วยเทคโนโลยีการพิมพ์ที่ทันสมัย รับประกันงานพิมพ์คุณภาพและการบริการที่รวดเร็ว
เกี่ยวกับ Ricco
บริษัท ริคโค จำกัด เริ่มดำเนินธุรกิจเมื่อปี พ.ศ. 2539 เราให้บริการออกแบบ และผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ทุกชนิด ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบ Offset และ Digital ที่ทันสมัยที่สุด สามารถรองรับงานพิมพ์ได้หลากหลายประเภท เรามีความเป็นมืออาชีพและครบวงจรทางด้านสื่อสิ่งพิมพ์ (One Stop Service) ด้วยประสบการณ์มากกว่า 24 ปี ทำให้เราสร้างสรรค์งานพิมพ์คุณภาพอยู่เสมอ
ทั้งนี้เรายังมีบริการป้อนข้อมูลหรือบริการคีย์ข้อมูลใบสมัคร แบบฟอร์มต่างๆ บริการจัดการ ปรับปรุง แก้ไข ตรวจสอบฐานข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ยังคงเป็นข้อมูลที่สมบูรณ์ บริการตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไข การตลาดทางตรงในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ สามารถเจาะจงลูกค้าเฉพาะกลุ่ม ซึ่งเราจะสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า เพื่อให้เป็นโรงพิมพ์ที่ลูกค้าไว้วางใจ
รูปภาพ: behance.net
