จัดงานสัมมนาอย่างมืออาชีพ มีประสิทธิภาพ ต้องเตรียมอะไรบ้าง ที่นี่มีคำตอบ!

งานสัมมนา เป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่ในหน่วยงาน องค์กร รวมถึงบริษัทต่าง ๆ มักจะจัดขึ้นเป็นประจำ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล แบ่งปันความรู้ และทำกิจกรรมร่วมกัน โดยมีหลากหลายรูปแบบเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และกลุ่มเป้าหมาย ทั้งรูปแบบการประชุม การอภิปราย และเวิร์กช็อป ซึ่งอาจจะเป็นงานเล็ก ๆ ที่ไม่เป็นทางการ หรืองานใหญ่ที่มีความเป็นทางการ ดังนั้น สำหรับมือใหม่ที่ต้องจัดงานสัมมนา แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหนก่อนดี ในบทความนี้เราก็มีเทคนิคจัดงานสัมมนาอย่างมืออาชีพ มีประสิทธิภาพ ต้องเตรียมอะไรบ้าง ที่นี่มีคำตอบ ไปดูพร้อมกันเลยค่ะ

ขั้นตอนการเตรียมงานสัมมนา

กำหนดวัตถุประสงค์ เป็นสิ่งสำคัญของการจัดงานทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น งานสัมมนา งานแถลงข่าว หรืออีเวนต์ต่าง ๆ อันดับแรก คือ รู้ว่าเราจัดขึ้นเพื่ออะไร เป้าหมายของเราคืออะไร และผลลัพธ์ที่เราต้องการคืออะไร ซึ่งการระบุรายละเอียดเหล่านี้จะช่วยให้เราวางแผนงานส่วนอื่น ๆ ต่อได้

ศึกษากลุ่มเป้าหมาย และจำนวนคนที่จะมาร่วมงาน ซึ่งต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด เพื่อให้มีความน่าสนใจ และเข้าถึงเป้าหมายได้อย่างถูกจุด นอกจากนี้ผู้จัดจำเป็นต้องรู้จำนวนคนที่มาเข้าร่วมงานด้วย เพราะจำนวนคนมีผลต่อการจัดงาน ทั้งเรื่องอาหาร สถานที่ และเอกสารประกอบการสัมมนา ดังนั้น ผู้จัดจึงควรเปิดลงทะเบียนออนไลน์ล่วงหน้าสำหรับผู้ที่จะเข้ามาสัมมนา เพื่อให้ทราบจำนวนผู้เข้าร่วมได้คร่าว ๆ

เตรียมสถานที่ ควรเลือกสถานที่ ๆ ทุกคนสามารถเดินทางไปได้สะดวก ไม่ว่าจะเดินทางด้วยรถส่วนตัว หรือเดินทางด้วยรถสาธารณะ นอกจากนี้สถานที่จัดงานควรมีพื้นที่รองรับเพียงพอ ทั้งสำหรับผู้ร่วมงาน อุปกรณ์ที่จำเป็น และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ หากจัดงานในโรงแรม การเตรียมตัวก็จะง่ายขึ้น แต่หากเป็นสถานที่เปิด อาจต้องจัดเตรียมหรือเช่าอุปกรณ์จัดงานเพิ่มเติม

เลือกวิทยากรให้เหมาะสม เนื่องจากวิทยากรมีบทบาทสำคัญต่องานสัมมนามาก เพราะต้องทำหน้าที่ถ่ายทอดข้อมูลให้ถูกต้อง และครบถ้วน รวมถึงต้องสร้างบรรยากาศที่ดี และควบคุมความสนใจของผู้คนในระหว่างที่งานกำลังดำเนินให้ดีได้ด้วย จึงควรเลือกวิทยากรที่มีความเชี่ยวชาญ น่าเชื่อถือ และเหมาะสมกับจุดประสงค์หรือหัวข้องานสัมมนานั่นเอง

ประชาสัมพันธ์ เป็นอีกขั้นตอนที่ไม่ควรมองข้าม เพราะจะสามารถช่วยดึงดูดผู้เข้าร่วมได้เป็นอย่างดี หากเป็นงานสัมมนาภายในองค์กร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) อาจทำการประชาสัมพันธ์ให้คนในองค์กรรู้ผ่านทางอีเมล แต่หากเป็นงานสัมมนาทั่วไปที่เปิดให้คนนอกได้เข้าร่วมงาน คุณสามารถเชิญชวนผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น โซเชียลมีเดีย อีเมล เว็บไซต์ และรายการวิทยุ เพื่อให้ผู้ที่สนใจได้รับทราบ

จัดเตรียมของว่าง ควรเตรียมอาหาร ขนม น้ำดื่ม ไว้ต้อนรับแขกที่มาเข้าร่วมสัมมนา โดยสามารถสอบถามสถานที่ ๆ ไปจัดได้ว่า มีบริการเตรียมอาหาร และเครื่องดื่มให้หรือไม่ หรือหากผู้จัดสะดวกที่จะสั่ง Snack Box มาเองเพื่อประหยัดงบประมาณ ก็สามารถทำได้เช่นกัน

เตรียมแบบสอบถามหลังจบงาน โดยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคนทำแบบสอบถาม ประเมินการจัดงาน เพื่อรวบรวมความคิดเห็น และคำติชมจากผู้เข้าร่วม ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดงานเป็นอย่างมาก เพราะจะได้นำไปพัฒนา และปรับปรุง เพื่อให้การจัดงานครั้งต่อ ๆ ไปมีประสิทธิภาพ และดียิ่งขึ้น

อุปกรณ์สำคัญในการจัดงาน

จอโปรเจคเตอร์ เป็นอุปกรณ์ชิ้นสำคัญที่ต้องมีในงานสัมมนา ใช้สำหรับแสดงเนื้อหาในรูปแบบภาพ วิดีโอ หรืองานกราฟิกต่าง ๆ ขนาดของจออาจไม่จำเป็นต้องใหญ่มาก แต่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามขนาดของงานหรือจำนวนผู้เข้าร่วม ทั้งนี้ในเตรียมงาน ควรสอบถามสถานที่จัดให้ละเอียด เพื่อที่จะได้ทราบว่าทางสถานที่มีอุปกรณ์อะไรให้เราบ้าง และมีอุปกรณ์จัดงานอะไรอีกบ้างที่ผู้จัดต้องเตรียมไปเอง

เครื่องเสียง ทั้งลำโพงขยายเสียง และไมโครโฟน หากสถานที่ที่จัดงานไม่มีอุปกรณ์เหล่านี้ ผู้จัดต้องเตรียมเข้าไปเอง โดยให้อ้างอิงกับจำนวนคนที่ไปงาน กับขนาดของสถานที่ใช้จัดงาน เพื่อให้เลือกลำโพงได้เหมาะสมกับการใช้งาน ซึ่งจะช่วยส่งเสียงดังได้ทั่วทั้งห้อง เพื่อให้ผู้ร่วมงานทุกคนจะได้ยินเสียงชัดเจน

สายเชื่อมต่อมอนิเตอร์ เมื่อไปถึงสถานที่จัดงาน ควรเช็คอุปกรณ์จัดงานทั้งหมด และควรทำการทดลองก่อนงานสัมมนาจะเริ่ม เมื่อเสียบสายต่อมอนิเตอร์เข้าไปแล้วภาพออกที่จอหรือไม่ และควรเตรียมสายเชื่อมต่อมอนิเตอร์สำรองไปด้วย หากสายเกิดชำรุด หรือเสียหาย จะได้มีสายสำรองพร้อมใช้งานได้ทันที

อินเตอร์เน็ตความเร็วสูง เป็นสิ่งสำคัญในการจัดงานสัมมนา และเกือบทุกงานอีเวนต์ เพราะช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้วิทยากรบนเวทีสามารถเชื่อมต่อกับโลกอินเทอร์เน็ตเพื่ออธิบายข้อมูลที่ต้องการได้ ดังนั้น เมื่อไปถึงสถานที่จัดงาน ก็ควรเช็คอินเทอร์ด้วยว่าสามารถเล่นได้หรือไม่ และสามารถดาวน์โหลดเชื่อมต่อสิ่งต่าง ๆ ได้ดีหรือไม่ด้วย

ชุดเฟอร์นิเจอร์ หากจัดงานสัมมนาตามโรงแรม ผู้จัดไม่ต้องหาโต๊ะ เก้าอี้ เพื่อใช้ในงานสัมมนา เพราะทางโรงแรมมีสิ่งเหล่านี้อยู่แล้ว แต่หากเป็นการจัดงานในสถานที่อื่น ๆ ผู้จัดอาจต้องเตรียมอุปกรณ์จัดงานเหล่านี้ด้วยตัวเอง โดยการเช่าอุปกรณ์จัดงานจากผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้น สามารถเลือกโต๊ะ เก้าอี้ หรือโพเดียมเพื่อใช้ในงานสัมมนาได้หลากหลายแบบ ไม่ต้องเหนื่อยจัดหาด้วยตัวเอง

เสากั้นทางเดิน เป็นอุปกรณ์จัดงานที่ต้องมี เพราะจะช่วยให้ภายในงานเป็นสัดส่วน แบ่งพื้นที่ส่วนต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม โดยนิยมนำมาใช้ตามจุดลงทะเบียน เพื่อให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย

สรุป

ทั้งหมดก็เป็นขั้นตอนการเตรียมงานสัมมนา ที่ผู้จัดงานควรเตรียมความพร้อมให้ดี ทั้งเนื้อหาที่จะบรรยาย ต้องมีเนื้อหาที่ดี มีเอกสารประกอบการจัดฝึกอบรมเตรียมให้พร้อม และการสร้างสรรค์ด้วยเทคนิคต่าง ๆ เช่น ทำเป็นคลิปวีดีโอ หรือเทคนิคการนำเสนอรูปแบบใหม่ จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาสนใจอยากมีส่วนร่วมมากขึ้น นอกจากนี้การเตรียมอุปกรณ์จัดงาน โต๊ะ เก้าอี้ โซฟา แท่นบรรยาย สถานที่ อาหาร ฯลฯ ก็ต้องมีความพร้อมสำหรับใช้งานด้วย ทั้งนี้ยังรวมไปถึงการเชิญวิทยากรที่ตรงกับหัวข้อมาถ่ายทอดความรู้ เพื่อให้งานสัมมนาออกมาสมบูรณ์แบบที่สุดค่ะ

สำหรับท่านใดที่กำลังจัดเตรียมงานสัมมนา และต้องการพิมพ์เอกสารประกอบการจัดฝึกอบรมที่ดี และมีคุณภาพ สามารถติดต่อ โรงพิมพ์ Ricco ของเราได้ เรายินดีให้บริการออกแบบ และผลิตเอกสารประกอบการจัดฝึกอบรม ทุกแบบ ทุกประเภท โดยไม่มีจำนวนจำกัด เรามีทีมกราฟิกที่จะช่วยออกแบบได้ตามที่คุณต้องการ และเรายังมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานพิมพ์หนังสือ พร้อมด้วยเทคโนโลยีการพิมพ์ที่ทันสมัย รับประกันงานพิมพ์คุณภาพและการบริการที่รวดเร็ว

เกี่ยวกับ Ricco

บริษัท ริคโค จำกัด เริ่มดำเนินธุรกิจเมื่อปี พ.ศ. 2539 เราให้บริการออกแบบ และผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ทุกชนิด ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบ Offset และ Digital ที่ทันสมัยที่สุด สามารถรองรับงานพิมพ์ได้หลากหลายประเภท เรามีความเป็นมืออาชีพและครบวงจรทางด้านสื่อสิ่งพิมพ์ (One Stop Service) ด้วยประสบการณ์มากกว่า 24 ปี ทำให้เราสร้างสรรค์งานพิมพ์คุณภาพอยู่เสมอ ทั้งนี้เรายังมีบริการป้อนข้อมูลหรือบริการคีย์ข้อมูลใบสมัคร แบบฟอร์มต่างๆ บริการจัดการ ปรับปรุง แก้ไข ตรวจสอบฐานข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ยังคงเป็นข้อมูลที่สมบูรณ์ บริการตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไข การตลาดทางตรงในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ สามารถเจาะจงลูกค้าเฉพาะกลุ่ม ซึ่งเราจะสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า เพื่อให้เป็นโรงพิมพ์ที่ลูกค้าไว้วางใจ

ขอบคุณรูปภาพจาก https://www.freepik.com/