รายงานประจำปี (Annual Report) เป็นการเปิดแสดงข้อมูลของ ผลการดำเนินงาน และฐานะการเงิน ขององค์การธุรกิจประจำปี ที่ฝ่ายบริหารจะต้องจัดทำ และนำข้อมูลมาเปิดเผยต่อสาธารณะ ตามสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีของแต่ละปี และอาจมีการเปรียบเทียบกับผลงานในปีก่อน ๆ และมีการคาดคะเนผลงานในปีต่อ ๆ ไปด้วย นอกจากนี้รายงานประจำปี ยังเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับนักลงทุน ที่ต้องการตัดสินใจลงทุนทำธุรกิจ หรือต้องการจะซื้อหุ้นจากผลการประกอบการอีกด้วย ดังนั้น การทำรายงานประจำปี เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกหน่วยงานจะต้องมีการจัดทำขึ้น ซึ่งในวันนี้เราก็มีเราก็มี เทคนิคที่ควรรู้ ก่อนจัดทำรายงานประจำปี มาฝากกันค่ะ
เทคนิคที่ควรรู้ ก่อนจัดทำรายงานประจำปี
เตรียมข้อมูลตามองค์ประกอบหลักที่ต้องมี
- ข้อมูลภาพรวม อาจเป็นรูปแบบของรายงาน แผนปฏิบัติงานประจำปีของหน่วยงานนั้น ๆ โดยมีแผนกลยุทธ์ แผนยุทธศาสตร์ และข้อมูลพื้นฐานของหน่วยงานนั้น ๆ
- ข้อมูลของผลการดำเนินงานของหน่วยงาน โดยรายงาน ออกป็น 2 ส่วน คือ ผลสัมฤทธิ์การปฏิบัติงาน และผลการปฏิบัติงานภายใต้แผนปฏิบัติงานประจำปี
- รายงานฐานะทางการเงินของหน่วยงาน ประกอบด้วย งบการเงิน ต้นทุนการผลิต และผลวิเคราะห์งบการเงิน
- รายงานเพิ่มเติม เช่น ภารกิจพิเศษที่ได้รับมอบหมาย ภารกิจที่ดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมาย และความพึงพอใจของสาธารณะชน
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หลังจากที่เตรียมข้อมูลตามองค์ประกอบหลักต่าง ๆ ที่ต้องมีแล้ว ก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้ละเอียด เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และครบถ้วนที่สุด รวมไปถึงยังป้องกันข้อมูลที่ตกหล่น และทำให้เกิดการเข้าใจผิดได้อีกด้วย
จัดทำข้อมูลเชิงปริมาณให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย
ทำข้อมูลให้ชัดเจน เข้าใจง่าย โดยเนื้อหาภายในเล่มของรายงานประจำปี จะมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร และตัวเลข สถิติต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น การทำกราฟ ทำแผนภูมิ ซึ่งต้องเลือกใช้แผนภูมิที่เหมาะสมในการนำเสนอข้อมูลนั้นด้วย
เลือกใช้ชนิดแผนภูมิที่เหมาะสม (การวิเคราะห์งบการเงิน)
- แผนภูมิเปรียบเทียบก่อน และหลัง อาจนำเสนอในรูปแผนภูมิแท่ง หรือกราฟเส้น เพื่อแสดงความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่นำมาเทียบกัน โดยเลือกใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอย่างน้อย 2 ข้อมูล หรือมากกว่า
- แผนภูมิน้ำตก (Waterfall Chart) หรือแผนภูมิขั้นบันได แสดงผลรวมสะสมที่เป็นค่าเพิ่มขึ้นหรือลดลง มีการเปลี่ยนแปลงเป็น ‘ลำดับขั้น’ เหมาะสำหรับการ วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็น ‘ค่าเริ่มต้น’ ว่าได้รับผลกระทบอย่างไร เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก และเชิงลบที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น จำนวนพนักงานตอนต้นปี และปลายปี ฯลฯ
- แผนภูมิพีระมิด (Pyramid Chard) แสดงค่าของข้อมูลเป็นทรงพีระมิด นิยมนำมาใช้แสดง ‘วิสัยทัศน์’ หรือ ‘กำหนดกลยุทธ์’ ของผู้บริหาร ช่วยกระตุ้นให้รู้สึกฮึกเหิมได้ เพราะจะมีข้อมูลที่อยู่ใน ‘จุดสูงสุด’
- แผนภูมิเส้น (Line Chart) ช่วยให้เห็นความไม่สม่ำเสมอของข้อมูลได้อย่างชัดเจน เพื่อใช้ในการวิเคราะห์สาเหตุ ความสัมพันธ์ของเหตุผลอื่น ๆ ประกอบได้
- แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) นิยมใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบจำนวนย่อย ๆ กับจำนวนทั้งหมด พร้อมกับเปรียบเทียบจำนวนย่อย ๆ ด้วยกันเอง เหมาะกับการนำเสนอข้อมูลจำนวนร้อยละมากกว่าแผนภูมิแบบอื่น
จัดวาง Layout ของเนื้อหาให้อ่านสบายตา
การจัดวาง Layout ของเนื้อหา จะต้องมีความสบายตา อ่านง่าย โดยใช้การแสดงภาพเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ชม และแยกส่วนต่าง ๆ อย่างชัดเจน และเลือกตัวพิมพ์ที่ทําให้รายงาน อ่าน และเข้าใจได้ง่าย แบบอักษรอย่างง่ายจะดีที่สุด นอกจากนี้ให้ใช้พื้นที่สีขาวเพื่อเพิ่มความชัดเจน และเน้นจุดที่สําคัญที่สุด ทั้งนี้การออกแบบปก และรูปเล่มให้สอดคล้องกับแนวทาง นโยบายขององค์กร ก็จะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดียิ่งขึ้นได้อีกด้วย
ใช้รูปภาพ และไอคอนเพื่อสื่อความหมาย
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการค้นพบเชิงลบ มีความชัดเจนเกี่ยวกับข้อเท็จจริงแล้วเปลี่ยนไปสู่แนวทางแก้ไข การใช้สัญลักษณ์ที่สะอาดตา การใช้สีอย่างมีกลยุทธ์ และการติดป้ายกำกับที่ชัดเจนสามารถหนุนข้อโต้แย้งของคุณได้ ซึ่งการจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจง่ายที่สุด คุณสามารถสร้างอินโฟกราฟิกเพื่อแสดงข้อมูล โดยเริ่มต้นด้วยการร่างวิธีต่าง ๆ ที่คุณอาจเห็นภาพข้อมูล พัฒนาลำดับชั้นของภาพเพื่อทำให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดโดดเด่น และจัดเรียงข้อมูลในลักษณะที่นำทางสายตาของผู้อ่านผ่านเรื่องราวที่คุณกำลังเล่า
สรุป
การจัดทำรายงานประจำปี (Annual Report) นอกจากจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนแล้วนั้น เนื้อหาภายในก็จะต้องอ่านสบาย และเข้าใจได้ง่าย รวมไปถึงการออกแบบ ก็ต้องออกแบบให้สวยงาม โดดเด่น เพื่อจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้อีกด้วย
สำหรับท่านใดที่ต้องการทำรายงานประจำปี สามารถติดต่อ โรงพิมพ์ Ricco ของเราได้ เรายินดีให้บริการออกแบบและผลิตรายงานประจำปี ทุกแบบ ทุกประเภท โดยไม่มีจำนวนจำกัด เรามีทีมกราฟิกที่จะช่วยออกแบบได้ตามที่คุณต้องการ และเรายังมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานพิมพ์หนังสือ พร้อมด้วยเทคโนโลยีการพิมพ์ที่ทันสมัย รับประกันงานพิมพ์คุณภาพและการบริการที่รวดเร็ว
เกี่ยวกับ Ricco
บริษัท ริคโค จำกัด เริ่มดำเนินธุรกิจเมื่อปี พ.ศ. 2539 เราให้บริการออกแบบ และผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ทุกชนิด ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบ Offset และ Digital ที่ทันสมัยที่สุด สามารถรองรับงานพิมพ์ได้หลากหลายประเภท เรามีความเป็นมืออาชีพและครบวงจรทางด้านสื่อสิ่งพิมพ์ (One Stop Service) ด้วยประสบการณ์มากกว่า 24 ปี ทำให้เราสร้างสรรค์งานพิมพ์คุณภาพอยู่เสมอ
ทั้งนี้เรายังมีบริการป้อนข้อมูลหรือบริการคีย์ข้อมูลใบสมัคร แบบฟอร์มต่างๆ บริการจัดการ ปรับปรุง แก้ไข ตรวจสอบฐานข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ยังคงเป็นข้อมูลที่สมบูรณ์ บริการตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไข การตลาดทางตรงในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ สามารถเจาะจงลูกค้าเฉพาะกลุ่ม ซึ่งเราจะสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า เพื่อให้เป็นโรงพิมพ์ที่ลูกค้าไว้วางใจ
รูปภาพจาก behance.net
